Algemene Voorwaarden
(September 2024)
Lidmaatschap van de VRP
Individueel lidmaatschap: Een individueel lidmaatschap staat op persoonlijke naam en kan niet door iemand anders gebruikt worden.
Lidmaatschap voor gemeenten en bedrijven: Een bedrijfslidmaatschap staat op naam van een bedrijf of gemeente (organisatie met hetzelfde BTW-nummer). Alle personeelsleden en/of mandatarissen van het betreffende bedrijf of gemeente kunnen gebruik maken van het lidmaatschap.
Schepenen van lokale besturen die lid zijn, gedeputeerden van de provincies, ministers en provinciegouverneurs kunnen gratis deelnemen aan bepaalde activiteiten, als ze worden vergezeld door een betalende deelnemer van hun administratie. Dit aanbod geldt enkel bij grootschalige activiteiten zoals congressen en studiedagen en enkel als het expliciet wordt vermeld. Dit aanbod geldt niet voor hun kabinetsmedewerkers. Het lidmaatschap staat op naam van de gemeente zelf en niet van een intercommunale of provincie. Gezien de beperkte capaciteit is het niet geldig voor masterclasses, studiedagen en terreinbezoeken.
Lidmaatschappen lopen van januari tot december en worden automatisch verlengd tenzij tijdig opgezegd. Een lid dat zijn lidmaatschap wil opzeggen, moet dit schriftelijk per post of e-mail doen voor eind 15 maart van het nieuwe lidmaatschapsjaar. Als de opzeg niet tijdig wordt ontvangen, blijft het lidmaatschap doorlopen en is het lid aansprakelijk voor de betaling van het lidmaatschapsgeld voor het lopende jaar.
De lidmaatschapsbijdrage is betaalbaar na ontvangst van een factuur. Elk lid wiens lidgeld gedurende een periode van negentig dagen of meer onbetaald blijft, wordt geacht zijn lidmaatschap te hebben opgezegd, maar blijft aansprakelijk voor de betaling van het lidgeld voor dat jaar. Zolang het lidmaatschap niet betaald is na de periode van negentig dagen, kan het lid geen aanspraak maken op het lidmaatschapstarief om VRP-activiteiten bij te wonen en zal het lid het lid het tijdschrift Ruimte niet ontvangen.
Leden die halverwege het jaar lid worden, zullen de volledige jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage gefactureerd krijgen, maar krijgen het tijdschrift Ruimte voor de afgelopen kwartalen van het jaar toegestuurd, in zoveel exemplaren als bij hun lidmaatschapscategorie hoort.
De huidige tarieven voor een lidmaatschap staan vermeld op de webpagina van de VRP. Deze kunnen jaarlijks door het bestuur herzien worden.
Abonnement op het tijdschrift Ruimte
Het tijdschrift Ruimte maakt deel uit van het VRP-lidmaatschap. Deze sectie is daarom alleen van toepassing voor losse abonnementen zonder een lidmaatschap.
Abonnementen lopen van januari tot december en worden automatisch verlengd tenzij tijdig opgezegd. Opzegging van een abonnement kan schriftelijk per post of e-mail voor eind februari van het nieuwe abonnementsjaar.
De abonnementskost is betaalbaar na ontvangst van een factuur. Elk abonnement dat eind 15 maart nog niet is betaald, wordt geacht te zijn opgezegd en het tijdschrift wordt voor het volgende kwartalen niet meer toegestuurd.
Annuleringsvoorwaarden voor VRP-activiteiten
De volgende annulerings- en terugbetalingstermijnen zijn van toepassing voor VRP--activiteiten, met uitzondering van studiereizen (zie volgende punt)
Eendaags evenement: Tot 5 kalenderdagen op voorhand kosteloos annuleren.
Meerdaagse opleiding: Tot 28 kalenderdagen (vier kalenderweken) op voorhand kosteloos annuleren.
Na deze termijnen wordt de volledige deelnameprijs aangerekend, tenzij er een geldig ziekteattest kan worden voorgelegd voor aanvang van het evenement of de opleiding. De betaalde deelnemer kan worden vervangen door een andere persoon zolang dit uiterlijk twee werkdagen voor aanvang van het evenement of de opleiding wordt doorgegeven aan de VRP. We kunnen geen gedeeltelijke terugbetaling voorzien voor meerdaagse opleidingen.
Annuleringsvoorwaarden voor VRP-studiereizen
De volgende annulerings- en terugbetalingstermijnen zijn van toepassing voor VRP-studiereizen:
Tot 15 kalenderweken voor de aanvang van de reis: Terugbetaling van de deelnamekosten min €350 administratiekosten.
Tot 6 kalenderweken voor de aanvang van de reis: Terugbetaling van 50% van de deelnamekosten. Deelnemers kunnen zich laten vervangen onder dezelfde voorwaarden als waaronder ze ingeschreven zijn. Terugbetalingen moeten worden geregeld tussen de afzeggende deelnemer en de vervanger. Eventuele kosten ten gevolge van het wijzigen van deelnemersgegevens, zoals het wijzigen van de naam op een treinticket, worden aan de oorspronkelijke deelnemer gefactureerd. Het is de verantwoordelijkheid van de afzeggende deelnemer om de volledige contactgegevens van de vervanger aan de VRP door te geven ten laatste 6 kalenderweken voor begin van de reis.
Minder dan 6 kalenderweken voor het begin van de reis worden de deelnamekosten niet meer terugbetaald, ook niet in geval van ziekte of een andere onvoorziene situatie. Na dat tijdstip kan de VRP geen vervangingen meer accepteren.
Er is geen annulatie- of reisverzekering inbegrepen voor VRP-studiereizen. Deelnemers kunnen desgewenst zelf een verzekering afsluiten. De VRP is niet verantwoordelijk voor ongevallen, diefstal, verlies van persoonlijke eigendommen of andere calamiteiten tijdens de reis.
Alle facturen met betrekking tot deelname aan de studiereis moeten voor begin van de reis betaald zijn.
Voorwaarden voor alle VRP-activiteiten en reizen
Facturatie
Facturen worden per e-mail verzonden. Vermelding van een bestelbon op de factuur moet bij de registratie worden meegedeeld. Toegang tot een evenement of opleiding kan worden geweigerd als het inschrijfgeld niet is betaald.
Annuleringsvoorwaarden zijn hierboven beschreven. In het geval van het niet bijwonen van een evenement zonder voorafgaande kennisgeving, zal de betaalde evenementbijdrage niet worden terugbetaald.
Gebruik van persoonlijke informatie en beelden
Informatie over leden en deelnemers aan evenementen wordt bijgehouden door de VRP. Deze informatie kan gebruikt worden voor het versturen van follow-up informatie naar deelnemers, uitnodigingen voor komende evenementen of andere informatie die binnen de activiteiten van de VRP valt en waarvan redelijkerwijs verwacht kan worden dat deze van professioneel belang is voor de ontvanger. Verzamelde informatie over leden en activiteiten kan ook worden gebruikt voor rapportage aan financiers en interne planning.
Persoonlijke gegevens en informatie die niet openbaar te verkrijgen zijn over een lid of lidorganisatie worden nooit doorgegeven aan externe personen. De VRP zal deze informatie ook niet gebruiken voor communicatie die buiten hun activiteiten en doelen valt. Iedereen kan vragen om zijn of haar gegevens uit de database van de VRP te verwijderen.
De naam, functie en de werkgever van een deelnemer kunnen op de deelnemerslijst van een evenement staan. Voor de meeste evenementen wordt de deelnemerslijst voorafgaand aan het evenement elektronisch verspreid onder alle geregistreerde deelnemers.
Door zich in te schrijven voor een evenement gaan deelnemers akkoord met het maken van foto’s. Foto's kunnen worden gebruikt op de website van de VRP, externe communicatiekanalen, sociale media en in verslagen. Personen die niet gefotografeerd willen worden, dienen dit voor aanvang van het evenement door te geven aan de VRP. Nadien kunnen geen schadeclaims worden ingediend met betrekking tot het gebruik van foto’s.
Algemeen
De VRP geeft prioriteit aan de veiligheid van alle deelnemers van een evenement. Deelnemers moeten zich te allen tijde houden aan alle veiligheidsinstructies van VRP-medewerkers of personen die op de evenementlocatie werken. Personen die zich niet aan de veiligheidsinstructies houden of andere deelnemers tot last zijn, kunnen verzocht worden het evenement te verlaten. Dit geeft op geen enkele manier recht op een terugbetaling van het deelnamegeld.
De VRP is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden tijdens evenementen, noch voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen.
Herziening van de algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden kunnen door de VRP spontaan herzien worden door wijzigingen online te plaatsen. Wijzigingen zullen van kracht zijn zodra ze op de VRP-webpagina verschijnen. De versie die op deze webpagina staat is bindend in het geval van enige discrepantie tussen de informatie in deze algemene voorwaarden en informatie die elders is afgedrukt. Het is de verantwoordelijkheid van de leden en deelnemers van activiteiten om van de algemene voorwaarden kennis te nemen.