Medewerker personeelsadministratie en algemene ondersteuning

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en gedreven medewerker die zich thuis voelt in een veelzijdige rol. Heb jij ervaring in administratie en personeelszaken, ben je een organisatorisch talent met oog voor detail en weet je van aanpakken? Dan wordt jij misschien wel onze nieuwe collega!

Wie zijn wij?

Organisatie

Regionaal Landschap Schelde-Durme (RLSD) is één van de 18 Regionale Landschappen in Vlaanderen. Ons uitgestrekt werkingsgebied omvat 24 aangesloten gemeenten, verspreid over de provincies Oost-Vlaanderen en Antwerpen. Onze organisatie zet zich in voor het behouden en versterken van landschap, natuur en erfgoed binnen ons specifiek werkingsgebied. We doen dit samen met diverse stakeholders, met aandacht voor de eigenheid van de streek, voor de open ruimte, voor mens, natuur, klimaat en erfgoed. Dat gebeurt via verschillende projecten, van heel lokaal tot gebiedsgericht, en het liefst met zoveel mogelijk partijen samen (buurtbewoners, verschillende overheden, verenigingen, scholen, landbouwers, jagers, natuurbeheerders, …). Meer info: www.rlsd.be

Team

Het RLSD-team heeft een uitgebreid team van medewerkers, elk gespecialiseerd in landschap, natuur, erfgoed, water, participatie en/of strategisch samenwerken. Ze worden bijgestaan door een algemeen coördinator, teamcoaches en medewerkers communicatie en administratie. Als medewerker personeelsadministratie en algemene ondersteuning kom je terecht binnen het team ondersteunende diensten.

Je ondersteunt naast team RLSD ook de collega’s van Nationaal Park Scheldevallei, en de Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst Schelde-Durme die ook tewerkgesteld zijn in dezelfde kantoren en met wie we nauw samenwerken.

Functieomschrijving

Als medewerker personeelsadministratie en algemene ondersteuning ben je het centrale aanspreekpunt voor diverse administratieve processen binnen onze organisatie. Je werkt nauw samen met de coördinator en je collega’s om alles in goede banen te leiden. Jij behoudt het overzicht, werkt gestructureerd en efficiënt, en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Jouw verantwoordelijkheden zijn:

Algemene ondersteuning:

-       Je ondersteunt de coördinator en je collega’s op vlak van administratie: reservatie van zalen, boeken van catering, opmaken van inschrijvingslijsten en naamkaarten, prints maken, …

-       Administratie van de vzw: benoemen van bestuurders, voorbereiden van vergaderingen, verslagen maken, opvolgen jaarlijkse premies van Vlaamse overheid (VIVO, VIA, Sociale Maribel)

-       Opvolgen van administratieve zaken zoals autokeuring, controle brandblusser, aankoop kantoormateriaal, …

-       Je bewaakt het nodige overzicht in de organisatie (inventaris ICT-materiaal, aangekocht kantoormateriaal, …)

Personeelsadministratie:

·      Je staat in voor de opstart van nieuwe medewerkers (opmaken van contracten, bestellen ICT-materiaal, aanvragen van logins, toegangsbadges en welkomstmap)

·      Je zorgt samen met het sociaal secretariaat voor de maandelijkse loonverwerking, het vakantiegeld, eindejaarspremies, ecocheques en maaltijdcheques.

·      Je volgt het tijdsregistratiesysteem op en zorgt voor de juiste instellingen (bvb updaten van vakantietellers en boomstructuur)

·      Je bent het aanspreekpunt voor collega’s bij vragen rond ouderschapsverlof, tijdskrediet, vakantie, … Je staat in nauw contact met het sociaal secretariaat om de collega’s te voorzien van een snel antwoord, en de nodige administratie errond op te starten.

·      Je volgt de laatste ontwikkelingen op vlak van wetgeving in paritair comité 329.01 op de voet en informeert de coördinator en het team bij relevante wijzigingen

·      Je denkt actief mee over mogelijke verbeteringen in de huidige werkwijzen en komt met praktische voorstellen om processen te optimaliseren.

Interne preventie

Als intern preventieadviseur ben je verantwoordelijk voor het implementeren en opvolgen van het preventiebeleid binnen onze organisatie. Je hebt oog voor de veiligheid en het welzijn van je collega’s en zorgt ervoor dat alle nodige maatregelen genomen worden om een gezonde werkomgeving te garanderen. Je bent bereid een opleiding tot intern preventieadviseur te volgen (dit kan binnen de werkuren).

- Gezondheidsplan: Je ontwikkelt en implementeert een gezondheidsplan voor onze medewerkers, gericht op preventie en het bevorderen van het welzijn van het personeel.

- Ergonomie: Je zorgt voor een ergonomische werkplek en voert periodieke evaluaties uit om te kijken of de werkplekken voldoen aan de ergonomische normen.

- EHBO: Je beheert de EHBO-kits en zorgt ervoor dat de materialen up-to-date zijn.

- Communicatie: Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers met vragen over veiligheid en gezondheid en ondersteunt hen bij het naleven van de richtlijnen.

Persoonlijke vaardigheden

·      Multitasker: Je houdt van veel afwisseling in je takenpakket en kan verschillende taken tegelijk aan.

·      Oplossingsgericht en proactief: Je neemt initiatief, zoekt actief naar oplossingen en stelt zelf verbeteringen voor waar mogelijk.

·      Nauwkeurig: Je hebt oog voor detail op een efficiënte manier zonder je hierin te verliezen, respecteert deadlines en hebt een grote verantwoordelijkheidszin. Je behoudt het overzicht van alle lopende administratieve zaken in de organisatie.

·      Communicatief sterk: Je bent vlot en vriendelijk in de omgang. Je communiceert to the point en duidelijk. Je weet hoe je soms complexe informatie rond personeelsadministratie, op een heldere en begrijpbare manier kan overbrengen naar collega’s.

·      Discreet en objectief: Je behandelt personeelsdossiers met de nodige zorgvuldigheid en objectiviteit en bent uitermate discreet.

·      Teamspeler met een positieve ingesteldheid: Je houdt van samenwerken, houdt ervan om collega’s te helpen en hebt een positieve instelling, ook in drukke tijden.

·      Je kan je identificeren met de basisfilosofie van het Regionaal Landschap. Affiniteit met het werkingsgebied van RLSD en een netwerk binnen de streek zijn pluspunten.

Technische vaardigheden

·      Je hebt een diploma hoger onderwijs.

·      Je bent bereid een diploma te behalen als intern preventieadviseur (dit kan tijdens de werkuren)

·      Je hebt goede kennis van MS Word, MS Excel, MS Powerpoint.

·      Aantoonbare ervaring met organiseren en projectmatig werken (zowel beroepsmatig als vrijwillig) is een pluspunt.

·      Ervaring in personeelsadministratie en/of het sociaal secretariaat Acerta en/of ervaring als intern preventieadviseur zijn pluspunten

Wat bieden wij?

·    Voltijds contract van onbepaalde duur, onmiddellijke indiensttreding.

·    Een gevarieerde job met veel afwisseling

·    Je komt terecht in een enthousiast en gemotiveerd team, waar er op regelmatige basis aandacht is voor teamactiviteiten. Je werkt zowel voor Regionaal Landschap Schelde-Durme, Nationaal Park Scheldevallei, als de IOED Schelde-Durme. Je staat op de loonlijst van RLSD.

·    Marktconforme verloning afhankelijk van te valoriseren anciënniteit en relevante ervaring (paritair comité 329.01 – schaal B1B). Ter info: brutoloon voor een voltijdse functie:

0 jaar anciënniteit: 3.111,73 euro / 5 jaar anciënniteit 3.360,00 euro / 10 jaar anciënniteit 3.837,12 euro / …

·    Mogelijkheid tot telewerk (maximum 10 dagen per maand bij voltijdse tewerkstelling).

·    Maaltijdcheques en ecocheques

·    Gratis hospitalisatieverzekering

·    Fietsvergoeding en kosteloos woon-werkverkeer met het openbaar vervoer

·    Werklaptop en -gsm

·    Flexibele uurregeling

·    Jaarlijks budget voor het volgen van opleidingen

·    Ons kantoor bevindt zich op wandelafstand van het NMBS-station van Wetteren in het voormalige gemeentehuis: Markt 1, 9230 Wetteren. Een troef is de nabijheid van de Schelde met een verkeersvrij jaagpad voor de fietsliefhebbers vanuit regio Gent of Dendermonde. Wij zijn momenteel op zoek naar een nieuw kantoorgebouw, de mogelijkheid bestaat dat we verhuizen naar Dendermonde.

Praktisch

Kandidaten sturen vóór 6 januari 2025 een e-mail naar info@rlsd.be met als onderwerp 'sollicitatie medewerker personeelsadministratie' met als bijlage hun CV en motivatiebrief. Gelieve de documenten als volgt te benoemen:

-         'familienaam_voornaam_cv'

-         'familienaam_voornaam_motivatiebrief'

Na een voorselectie op basis van CV en motivatie worden de weerhouden kandidaten op maandag 6 januari per e-mail uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken gaan door op dinsdag 14 januari 2025 (eerste ronde) en dinsdag 21 januari (tweede ronde). Hou deze dagen dus alvast vrij in je agenda.

Je kan rekenen op een vlotte en discrete behandeling van je kandidatuur.

Inlichtingen

Barbara Depril, coördinator, barbara@rlsd.be – 0477 / 98 51 52